Event organizer adalah (EO) adalah tim atau perusahaan yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengorganisir, dan melaksanakan berbagai acara atau kegiatan. Tugas mereka meliputi segala hal mulai dari pemilihan lokasi, pengaturan logistik, koordinasi dengan vendor, manajemen anggaran, hingga mengatur detail-detail kecil seperti dekorasi dan program acara.
Event organizer bisa bekerja untuk acara-acara seperti meeting, gala dinner, konser, konferensi, pameran, festival, exhibition dan acara korporat. Mereka juga bisa mengkhususkan diri dalam jenis-jenis acara tertentu, seperti acara amal, acara olahraga, atau acara seni.
Kemampuan yang diperlukan untuk menjadi seorang event organizer termasuk kemampuan perencanaan yang baik, keterampilan komunikasi yang kuat, kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan, dan kemampuan untuk berpikir kreatif dan menyelesaikan masalah.
Berikut adalah beberapa tugas utama yang biasanya dilakukan oleh event organizer EO:
- Perencanaan Acara: EO bertanggung jawab untuk merancang rencana keseluruhan acara, termasuk tujuan acara, tema, dan target audiens.
- Pemilihan Lokasi: EO mencari dan memilih lokasi yang sesuai dengan jenis acara dan kebutuhan klien, jika dibutuhkan mengurus izin dan perjanjian dengan pemilik venue.
- Manajemen Logistik: Ini mencakup segala sesuatu mulai dari transportasi, akomodasi, perizinan, dan pengaturan teknis lainnya seperti pencahayaan dan sound system.
- Koordinasi dengan Vendor: EO bekerja sama dengan berbagai vendor seperti penyedia catering, penyedia dekorasi, led videotron, sound system, lighting, live cam serta vendor lainnya yang dibutuhkan untuk acara.
- Manajemen Anggaran: EO bertanggung jawab untuk mengelola anggaran acara, menghitung biaya dan memastikan semua kebutuhan tercakup dalam anggaran yang disetujui.
- Pemasaran dan Promosi: EO dapat membantu dalam merencanakan strategi pemasaran dan promosi untuk meningkatkan kehadiran dan kepercayaan pada acara.
- Manajemen Acara pada Hari-H: EO memastikan semua detail terorganisir dengan baik pada hari acara, mengkoordinasikan jadwal, dan menangani masalah yang mungkin timbul.
- Evaluasi Pasca-acara: Setelah acara selesai, EO dapat membantu dalam mengevaluasi kesuksesan acara, mengumpulkan umpan balik dari peserta, dan mengevaluasi keberhasilan acara berdasarkan tujuan yang ditetapkan.
Selain tugas-tugas tersebut, seorang EO juga harus memiliki keterampilan interpersonal yang baik, kemampuan multitasking yang kuat, dan kemampuan untuk berpikir cepat dan menyelesaikan masalah dengan efisien.